خانه / تکنولوژی / آموزش / اینترنت / چگونه ایمیل تاثیر گذار بنویسیم؟
طراحی وبسایت زریاسپا

چگونه ایمیل تاثیر گذار بنویسیم؟

 

همیشه ایـمـیـل نوشتن یکی از دغدغه های اصلی بعضی از افراد اســت. نمی دانند چگونه شروع کنند، چطور متــن اصلی ایـمـیـل را بنویسند و چگونه ایـمـیـل را ببندند؟ همه این ها از مشکلات برخی افراد در نوشتن ایـمـیـل اســت. ایـمـیـل کاری باید قلب خاص خودش را داشته باشید خیلی فاکتور های دیگر که باید در نوشتن ایـمـیـل تاثیر گذار مورد توجه قرار بگیرد.

از کجا شروع کنیم؟

کارکنان دفتری به طور متوسط روزی ۸۰ ایـمـیـل دریافت می‌کنند. با این حجم از نامه‌ها، ممکن اســت پیام‌های شخصی به چشم نیایند. برای اینکه ایـمـیـل‌هایتان دیده و خوانده شوند، سعی کنید توصیه‌های زیر را به کار بگیرید.

1. در ایـمـیـل‌هایتان به اندازه صحبت کنید

ایـمـیـل به خودی خود یکی از دلایل ایجاد اضطراب و اســترس در محیط کار اســت. بنابراین پیش از آغاز نوشتن ایـمـیـل به این فکر کنید که «آیا تهیه و ارسال این نامه واقعا ضروری اســت؟» مثلا در مواردی که نیاز به پرسش و پاسخ پیوسته و بحث پیرامون مـوضـوع اســت، اســتفاده از تلفن یا پیام‌رسانِ فوری جایگزین بهتری اســت.

در عین حال، ایـمـیـل همیشه آن‌طور که انتظار داریم، امن نیست. مثلا در موارد بسیاری افراد ایـمـیـل‌ها را بدون توجه به مکالمه‌های پیشین و پاک کردن آنها، به دیگران ارسال می‌کنند. بنابراین از نوشتن اطالاعات شخصی و مهم یا هر اطلاعات دیگری که مایل به افشای آنها در محیط کار نیستید، خودداری کنید.

در صورت امکان خبرهای بد را رودر‌رو به دیگران اطلاع بدهید. با این کار امکان همدلی، همراهی و درک متقابل فراهم می‌شود؛ همچنین در صورتی که برداشت اشتباهی از پیام‌تان ایجاد شود امکان توضیح و جبران را خواهید داشت.

2. از قسمت مـوضـوع بهترین بهره را ببرید

خالی گذاشتن سطر مـوضـوع، احتمال رد شدن از ایـمـیـل مربوطه یا اسپم شمردن آن را افزایش می‌دهد؛ بنابراین از به کار بردن چند کلمه‌ی مناسب برای آگاه کردن مخاطب از محتوای نامه، غفلت نکنید.

تیتر روزنامه دو کارکرد مهم دارد؛ توجه خواننده را جلب می‌کند و چکیده‌ای از کل مطلب اســت که به شما کمک می‌کند برای خواندن یا نخواندن آن تصمیم گیری کنید. مـوضـوع ایـمـیـل هم کارکرد مشابهی دارد. اگر به طور پیوسته و منظم درباره‌ی مـوضـوع خاصی ایـمـیـل می‌فرستید، بهتر اســت در سطر مـوضـوع تاریخ را هم ذکر کنید. اگر خواهان پاسخ به ایـمـیـل‌تان هستید، می‌توانید درخواســت پاسخ را در مـوضـوع مطرح کنید مثلا بنویسید: «لطفا تا پایان هفته پاسخ خود را ارسال کنید.»

مـوضـوعی که به خوبی انتخاب و بیان شده باشد، بدون نیاز به خواندن محتوای ایـمـیـل، مخاطب را از اطلاعات مهم موجود در آن آگاه می‌کند. به مثال زیر که هدفش یادآوری یک جلسه اســت توجه کنید.

3. پیام‌هایتان را روشن و خلاصه بیان کنید

مانند نامه‌های رسمی رایج، ایـمـیـل هم باید روشن، واضح و کوتاه باشد. محتوای اصلی ایـمـیـل باید سرراســت، حاوی اطلاعات سودمند و شامل اطلاعات لازم و مرتبط باشد. مقاله‌ی مهارت های نوشتاری راهنمای خوبی برای ایجاد ارتباطی شفاف اســت.

ارسال ایـمـیـل‌ هزینه‌ای ندارد پس اگر لازم اســت درباره‌ی چندین مـوضـوع صحبت کنید، برای هر مـوضـوع ایـمـیـلی جداگانه تهیه و ارسال کنید. با این روش پیام شما روشن‌تر و دقیق‌تر، و پیگیری و پاسخ‌دهی به مـوضـوعات به طور جداگانه ساده‌تر خواهد بود.

4. مودبانه بنویسید

بیشترِ مردم فکر می‌کنند که لزومی ندارد متــن ایـمـیـل به اندازه‌ی نامه‌های کاری رایج، رسمی باشد. اما متــن پیامی که می‌فرستید بازتابی از حرفه ای گری، ارزش‌ها و توجه‌تان به جزئیات اســت بنابراین میزان معینی از تشریفات لازم اســت.

به جز زمان‌هایی که با مخاطب‌تان رابطه‌ای صمیمانه دارید، از کاربرد لحن غیررسمی، واژگان عامیانه، اصطلاحات تخصصی و مخفف‌های نابه‌جا اجتناب کنید. ممکن اســت اســتفاده از صورتک‌ها و شکلک‌ها کارتان را در انتقال پیام آسان‌تر کند اما تنها در صورتی از آنها اســتفاده کنید که مخاطب‌تان را به خوبی می‌شناسید.

در پایان متــن پیام‌تان از عبارت‌هایی مانند «با احترام»، «با سپاس» و… اســتفاده کنید.

5. ویرایش را فراموش نکنید

در پایان و پیش از فشردن دکمه «ارسال»، ایـمـیـل‌تان را مرور و اشتباهات املایی، دستوری یا نگارشی را اصلاح کنید. ایـمـیـل هم مانند لباس و ظاهرتان، نشانه‌ای از میزان حرفه‌ای بودن شماســت؛ پس وجود اشتباهات تایپی در آن هیچ صورتِ خوشی ندارد.

به طول نامه و میزان محتوای آن توجه کنید. افراد ایـمـیـل‌های کوتاه را به ایـمـیـل‌های بلند ترجیح می‌دهند. بنابراین مطمئن شوید که ایـمـیـل‌تان را تا جایی که ممکن اســت و بدون حذف اطلاعات ضروری خلاصه کرده‌اید.

امیدوارم با خواندن این مقاله قسمتی از مشکلات تان در نوشتن ایـمـیـل برطرف شده باشد. ایـمـیـل یکی از پر اســتفاده ترین ابزار ارتباطی دنیا می باشد و البته سازمان های بزرگ از این راه ارتباطی اســتفاده می کنند. با آموزش های مهارتی دیگر با چارگوشه همراه باشید.

مطلب پیشنهادی

پنج راه ساده برای مقابله با سرقت اطلاعات

امسال ما شاهد افزایش قابل‌ملاحظه در تعداد حملات فیشینگ (تلاش برای سرقت اطلاعات حساس) بوده‌ایم. …